很多人會把工作中的成長和發展，歸結於能力。其實，對於很多人來說，能力都是差不多的，並沒有本質的差別。真正決定兩個人之間差距的，很多時候，是工作習慣。
下面是一些簡單但是切實有效的細節，希望對你有用：
1、整潔舒適的辦公桌
就是自己能長時間在其上工作而不會感到疲憊的書桌，辦公桌面是否整潔也在潛移默化地影響你的工作效率。
環顧一下你的辦公桌，上面除了電腦、鼠標外還擺放著什麼？亂七八糟的紙質文檔？開袋的零食？各種票據文件？速溶咖啡的包裝袋？快抽時間整理整理你那亂七八糟的桌面吧！
除了以下物品，桌面上的其他東西請收到你的儲物櫃：
1）筆記本+圓珠筆：方便進行會議記錄或思路整理；
2）台歷：將重要工作任務Deadline標註在上；
3）便利貼：輔助台歷進行工作任務備忘；
4）文件收納盒：將工作中大量的紙質文件整理收納、也可擺放眼鏡盒等雜物。
2、建立兩個文件夾-----“需要做的”和“已經做完”
在桌面上建立這兩個文件夾，把待做的事項和待做要參考的資料放在“需要做的”文件夾，等事情做完了，就移動到“已經做完”文件夾。
“已經做完”文件夾按照包括日常工作的類別進行分類，如：會議，上司交代，其他部門，等等。
另外，每一份做完的文檔需要修改好文檔名，如“日期—文檔名+姓名—版本號”。這樣的話查看起來很方便。
3、即時記錄
很多人都會研究時間管理，也知道做好Todo List 的重要性，但仍然難以養成的一個習慣，就是「即時」。
要知道，Todo List 也好，工作筆記也罷，最關鍵的一點，就是要即時。人的短時記憶是非常短暫的，儲存信息的時間最多只有幾分鐘。如果一件事情你沒有立刻將它記下來，只會有兩種結果：一是忘掉；二是它一直留在你的腦海裡，干擾你的工作和思維，使你不勝其煩。
解決這個問題的方法，就是建立這麼一種本能反應：
無論任何時候，聽到任何重要信息、被分配到任何事務，第一直覺不是去執行，也不是去思考，而是記錄下來。記下來之後，你再去考慮，什麼時候去做這件事，怎麼做。
如果你沒有完全數碼化的工作習慣，我建議你隨身帶著紙筆。用A6的口袋本，聽到任何需要去做的事情，第一時間快速記下要點。等不忙的時候，再拿出來，好整以暇地補充、完善、思考。
甚至，你可以發展出自己的一套速記法，用記號表達特定含義。比如，用嘆號表示優先級，用DL表示截止時間，用箭頭表示對接人，等等。
這一塊就不展開了，你可以根據自己的習慣去設計。
4、待辦事項的app很多，我也換過很多，最終還是回到了Clear
事兒一多就容易忘，剛才客戶剛叮囑要催貨期的，在寫郵件的時候被另外一件事打亂了，就把催貨期的事兒忘記了，回頭客戶再催的時候，想起來就誤事了。
所以無論何時，一件事未完成去做另外一件事的時候，一定會加入待辦事項。午休前、下班前，先清理一遍，是否有漏掉的，確認好再離開辦公室，避免趕去辦公室加班的麻煩。如果當天來不及完成，一定要安排好時間，備註提醒，第二天優先完成。
5、做Checklist
在工作中，犯錯並不可怕，可怕的是一直犯同樣的錯誤，反復多次仍然會在同一個地方出錯。
這個問題最好的解決方式，就是做好Checklist。
在筆記軟件裡面，為每一項任務寫好Checklist，執行時，把它調出來，一項一項對照，看自己有沒有任何一項疏漏了。
這個Checklist 可以常常優化。自己犯過的錯誤，上級的指示，或者從各種渠道獲得的信息，都可以寫上去。
比如，跟供應商對接時，物料的尺寸、要求、細節，需要滿足幾道工序，驗收的規格和方式是什麼，現場需要具備什麼條件，需要哪些人的簽名，諸如此類。
這就是一個Checklist。
這些都需要按照Checklist一條條予以確認。尤其是沒有明文規定但是會對結果產生影響的因素，都要寫在Checklist裡面，跟對方確認。
理論上來說，只要Checklist做得足夠嚴密，執行時嚴格確認每一條，任務的完成就不會出問題。
如果能將這些Checklist內化，無需對照也能逐條執行，乃至能用來指導新人、或是發現工作中不合理的地方，那可以說，你在這些領域，就已經具備了專業水平。
6、利用好筆記工具
我現在用的是Wiz筆記。主要用來收集資料和整理項目。
建議開一個工作文件夾，按照：
——項目1
————Reference
————計劃
————已完成
——項目2
————Reference
————計劃
————已完成
……
這樣的方式建立你的資源庫。
非常方便，可以節省很多很多時間。
7、善用名片管理、全能掃描王這類app
收到一張名片立即上傳app，，按標籤整理清楚，需要時省時省力。等收滿一盒名片再整理，就是勞苦任務了。還有培養客戶接受掃描，合同等文件手機掃一掃，微信或QQ傳，太方便了。
8、善用Excel
要擅長使用Excel，甚至要精通！很重要一點，對大多數人來說，這是一個基礎的工具。數據展示，項目管理，都要用到。
週期性的工作用它管理起來，比如每週的周報，甚至每天的日報，畫項目進展的甘特圖，每週數據報表更新等等。
項目進展的甘特圖：
週報：這是寫週報，不是寫作文！不是寫讀後感！更不是寫日記！！
無論是手上的做的事兒有多小，也要用科學的管理方式管理起來。這個格式表格里有這麼幾個維度。
1）目標&價值
做任何一件事情都會有目標和價值，這個目標可以是可量化的，也可以是定性的。這樣同樣能幫助到你讓老闆了解到你做的事情，價值是什麼。
2）近期目標
做一個長期的項目，有了大目標之後，過程中，最好能設置一些過程目標，這樣能很好的幫助你階段性的完成這項任務。就跟長跑一樣，可以先給自己定先跑個1000米，跑完後，再咬咬牙，跑500米，再嘗試跑300米，這樣不斷給自己設定小目標。
3）進展事項
完成了目標的設定，你就會想方設法去達成你的目標，所做的事情都是圍繞著目標去的。這裡也可以幫你梳理清楚，哪些事情是跟你核心目標相關，優先級靠前，哪些事，對你的目標沒什麼影響，可以暫時放一放。
4）數據情況
這裡的數據情況，更多的是工作好壞，項目好壞的監控工具。知道哪裡出現問題，才知道下一步應該怎麼去優化，怎麼去改進，才能達到目標。
9、再忙也要寫工作總結
每天要擠出15分鐘時間寫總結，給自己看。
一天不寫總結，可以說這一天基本就是白費了，對自己沒有任何提高，只是用時間換工資而已。
形式可以是：
- 今天做了什麼工作？
- 各花了多少時間？
- 計劃完成得如何？
- 學到了什麼新的東西？
- 有了什麼新的心得？
- 發現了什麼好的資源？
- 接觸了什麼人？
- 歸納出什麼流程？
任何一天任何一項不經意的小發現，也許在以後就會派上大用場。
|
觀看 5544 
